Tarefa: Reuniões de Acompanhamento Semanal

As Reuniões de Acompanhamento Semanal são reuniões mais formais do que as diárias, um pouco mais demoradas, que visam o alinhamento da equipe, a captura do status do projeto e o replanejamento de atividades, caso necessário, junto ao time.

Em caso de feriados ou outras situações excepcionais em que a reunião não possa ser realizada às sextas, deve se antecipar sua realização substituindo alguma reunião de acompanhamento diário.

Capturar o status

O gerente do projeto precisa monitorar continuamente o projeto garantindo o progresso apropriado e possibilitando a equipe reagir o mais breve possível a qualquer mudança ou desvio significativo.

Na reunião semanal, a equipe faz uma retrospectiva do trabalho daquela semana e relata todas as atividades planejadas concluídas e quais não foram concluídas conforme o planejamento. O Agile Radiator pode ajudar no levantamento do status do projeto e a relembrar as atividades concluídas no período.

Replanejar as atividades, caso necessário

As atividades planejadas não concluídas devem ser replanejadas junto ao time agendando-se uma nova data para conclusão.

O Cronograma do projeto deve ser atualizado e as inconformidades assim como o reagendamento registrados no Status Report.

Monitorar e controlar exceções e problemas

Problemas e pendências devem ser identificados junto ao time assim como os responsáveis pela sua solução. Estas informações devem ser registradas no Diário de Bordo.

Os problemas e pendências em aberto identificados em reuniões anteriores devem ser monitorados garantindo-se sua resolução junto aos responsáveis.

O gerente do projeto deve fazer e registra sua análise baseada em um checklist de monitoramento que compreende os seguintes itens:

1) Cronograma
2) Possibilidade de alcance com sucesso do próximo marco do projeto
3) Recursos Humanos
4) Infra-Estrutura
5) Comprometimento do Time
6) Riscos
7) Plano de Dados
8) Envolvimento dos Interessados

Comunicar o status

O resultado da reunião deve ser registrado em um artefato denominado Status Report e deve ser assinado por toda a equipe.

Comumente (não necessariamente), este arfato é apresentado ao gerente de desenvolvimento de sistemas e a alta administração da empresa. Os destinatários e a periodicidade da comunicação de status é definida na sessão Plano das Comunicações contida no Plano do Projeto.

Registrar a ocorrëncia da reuniáo no Diário de Bordo do projeto

Registrar a ocorrência da reunião, os participantes e o link para o Status Report emitido.