Realize uma revisão dos Documento de Visão do Projeto, Glossário e Documento de Arquitetura com algum colega. verifique se os documentos estão legíveis, os problemas bem definidos, os requisitos foram bem levantados, o projeto bem descrito, etc.

Prepara um script para validar os documentos com o cliente. Enfatize a importância de validar adequadamente estes documentos e o impacto de não levantar corretamente.

Durante a reunião:

Encoraje as críticas dos envolvidos.

Lembre-se que as pessoas estão melhorando os requisitos e não criticando você. Até mesmo a crítica mais áspera possui uma ponta de verdade. Adote a idéia de que cada sugestão é um presente.

Utilize o tempo ao seu favor.

Não deixe o rumo da reunião se perder, corte conversas paralelas e procure ser objetivo e dentro do tempo disponível. Em último caso não faça do tempo um fator que o leve a entregar o Documento de Visão do Projeto e o Documento de Arquitetura incompletos ou incoerentes. Lembre-se que nada está acabado até que você concorde e faça as correções. Quanto antes uma correção é realizada, mais barato ela será.

Se existirem alterações, novos requisitos, ou principalmente, o cliente não conseguiu abstrair que o problema será resolvido, concentre-se na melhor forma de apresentar o projeto. Lembre-se que o protótipo/esboço de telas é uma grande forma de abstrair a solução para o cliente.

Lembre-se que os clientes não sabem o que é requisito, casos de uso, templates, regras de negócio, uml, protótipos, arquitetura de sistemas, etc.

Sendo assim, no início da reunião, faça uma aula destinada a este público de todos os termos novos a serem apresentados nesta reunião. Explique e tenha certeza que todos compreenderam o que são os principais termos a serem utilizados.

Tenha como artefato deste processo esta apresentação e utilize e a aprimore sempre que possível.

Apresente o diagrama de contexto do projeto. Diagramas, imagens, são mais fáceis de transmitir a idéia para o cliente.

Leia, solicite a leitura, revisão, repasse quantas vezes necessários cada caso de uso junto aos Stakeholders.

Tenha certeza que o entendimento de todos do que será feito foi obtido.

Revise o Documento de Arquitetura com os Stakeholderes relevantes (normalmente técnicos solicitantes dos requisitos referentes à arquitetura).

Para validar o Documento de Arquitetura utilize os diagramas de componentes, mostre como o software irá iteragir com os demais sistemas e como os requisitos do Documento de Visão foram realizado pela arquitetura.

Esta atividade pode ser o grande diferencial da sua reunião com o cliente.

Faça deste um momento especial, enfatize a qualidade das telas e como o problema central será resolvido. Aponte todas as qualidades da interface, usabilidade, cores, harmonia, personalização com cores e imagens da organização do cliente (combinando com a logomarca, site, identidade visual), etc.

Mostre os requisitos que você realizou nos prototipos de telas criados, como o problema foi resolvido e a elegância da solução.

Simule o funcionamento do software com a navegação entre as telas mostrando o que irá ocorrer em cada caso de uso apresentado. Você pode realizar a etapa anterior junto a esta, mostrando o caso de uso, descrição, atores e apresentando a simulação de seu funcionamento nas telas.

Empolgue todos os presentes de que a sua organização está apta a realizar o projeto com sucesso! Este com certeza será um grande passo para motivar o cliente a fechar a fase de construção!

Muitas vezes o cliente demonstra verbalmente o entendimento, mas não temos certeza de que ele entendem e avaliou adequadamente os requisitos do software. Para concretizar isto, pergunte-o se todos os requisitos foram atendidos e comprove o entendimento via assinatura da ata da reunião.