Mudanças podem ser propostas por qualquer pessoa envolvida no projeto. No entanto, somente pessoas registradas como fornecedores de requisitos no Plano do Projeto podem se responsabilizar como solicitante de uma mudança.

Cabe ao Líder de Mudanças verificar se a mudança em análise foi proposta por um fornecedor autorizado. Caso negativo, a mudança deve ser aprovada pelo fornecedor de requisitos impactado, o qual assumirá a responsabilidade sobre a mesma.

Em último caso, se o proponente, não cadastrado como fornecedor de requisitos, desejar assumir esta responsabilidade no projeto, o Patrocinador do projeto deverá aprovar e certificar (via comunicado registrado ao Gerente do projeto) que esta pessoa está ciente dos objetivos do projeto e entendeu os requisitos anteriormente propostos. Caso isto não ocorra este fornecedor de requisitos pode gerar riscos de mudanças inconsistentes no projeto.

Uma solicitação de mudança é um novo requisito do projeto. Este requisito pode ser de negócio, pode ser um novo caso de uso, pode ser uma alteração em um produto de trabalho, entre diversas outras opções. Qualquer novo requisitos gera impactos em todo o projeto. Sendo assim, o Líder de Mudança deverá entender em alto nível a mudança e se ela está de acordo com o projeto. Caso náo esteja ele deverá orientar o solicitante para rever a solicitação de mudança.

Pode ocorrer também que a mudança já tenha sido solicitada por outro fornecedor de requisitos.

É importante que o Líder de Mudanças dê feedback ao proponente para que este sinta-se que suas opiniões são respeitadas no projeto.

A proposta de mudança é informal, o Líder de Mudanças deverá então formalizar esta proposta em uma Solicitação de Mudança preenchendo este template com a descrição da mudança e a razão de sua solicitação.

A solicitação de mudança deve ser enviada para o e-mail do Gerente do Projeto.