Antes mesmo do contato com o cliente, entre no site da organização, leia panfletos, folders e qualquer outro material disponível. Analise a demanda do cliente. 

Qual é o negócio do cliente?

Defina se o cliente segue uma missão, visão, valores? Se existem processos de trabalho bem definidos?

Como os seus concorrentes resolvem o mesmo problema?

Providencie o material necessário, descreva a rotina básica da reunião e o que você pretende obter ao seu final.

Capturar um vocabulário comum: Cada projeto tem sua própria terminologia especializada que todos na equipe devem compreender bem para se comunicar eficazmente com os Stakeholders. Trabalhe com os Stakeholders para criar um glossário que defina acrônimos, abreviaturas e termos técnicos e de negócio relevantes. Trabalhe com os Stakeholders para expandir e refinar continuamente o glossário durante todo o ciclo de vida do projeto.

Identifique os Stakeholders: tomadores de decisão, clientes, potenciais usuários, parceiros, peritos do domínio, analistas da indústria e outras partes interessadas. Desenvolva perfis dos potenciais (ou atuais) usuários do sistema que correspondem aos papéis dos atores humanos do sistema que você está desenvolvendo. Documente a informação inicial sobre os principais usuários e seu ambiente no Documento de Visão do Projeto.

Analise e descreva o ambiente das pessoas envolvidas com o produto. isto será relevante para as demais tarefas. Exemplo: Um cliente que não possui internet banda larga afetará diretamente o desenvolvimento de um sistema web hospedado em um servidor remoto.

No entendimento do negócio varios problemas e necessidades aparecerão, no entanto, nem todas serão resolvidas pelo software a ser desenvolvido. Isto deve ser bem descrito para não gerar falsas expectativas ao cliente.

Um exemplo: uma clínica médica pode solicitar um software de gestão para armazenar os dados de clientes e também evitar que ocorra filas de espera de atendimento de seus pacientes. O primeiro requisitos "permitir armazenar dados dos clientes da clínica" pode ser resolvido pelo software, já o segundo, por exemplo, "permitir o número mínimo de 3 pacientes na fila de espera de atendimento", pode ser um requisito que só é resolvido fora do escopo do software, exemplo, contratando mais profissionais para a clínica. Sendo assim, ambos os problemas devem ser listados no Documento de Visão do Projeto, o primeiro dentro "Do que o software solucionará" e o segundo dentro "Do que o software NÃO solucionará".